Proveedores de software a la comunidad comercial global Con un profundo conocimiento adquirido durante más de 30 años de desarrollo, los clientes confían en ITAS para manejar eficientemente la captura de comercio, las operaciones de tráfico, la gestión de riesgos y la contabilidad transparente en la cadena de valor de suministro. . Con un profundo conocimiento de los productos obtenidos durante más de 30 años de desarrollo, los clientes confían en ITAS para manejar de forma eficiente la captura de comercio, las operaciones de tráfico, la gestión de riesgos y la contabilidad sin fisuras a través del suministro. Value Chain, garantizando informes óptimos en tiempo real y rentabilidad. Introducción a sistemas de información contable Cargando el reproductor. Un sistema de información contable (AIS) es una estructura que una empresa usa para recopilar, almacenar, administrar, procesar, recuperar y reportar sus datos financieros para que puedan ser utilizados por contadores, consultores, analistas de negocios, gerentes, directores financieros ), Auditores y agencias reguladoras y tributarias. En particular, los contadores especialmente entrenados trabajan con AIS para asegurar el más alto nivel de precisión en las transacciones financieras y el mantenimiento de registros de una empresa y para que los datos financieros sean fácilmente accesibles a aquellos que legítimamente necesitan acceso a él, manteniendo los datos intactos y seguros. Este artículo describirá los componentes primarios de un AIS y algunas de sus aplicaciones de la vida real. Componentes de un sistema de información contable Los sistemas de información contable consisten generalmente en seis partes principales: personas, procedimientos e instrucciones, datos, software, infraestructura de tecnología de la información y controles internos. Veamos cada componente en detalle. Personas Las personas en un AIS son simplemente los usuarios del sistema. Los profesionales que pueden necesitar usar un AIS de organizaciones incluyen contadores, consultores, analistas de negocios, gerentes, directores financieros y auditores. (Más información en Qué hace un director financiero) Un AIS ayuda a los diferentes departamentos dentro de una empresa a trabajar juntos. Por ejemplo, la gerencia puede establecer objetivos de ventas para los cuales el personal puede ordenar la cantidad apropiada de inventario. El pedido de inventario notifica al departamento de contabilidad de un nuevo pago. Cuando se realizan las ventas, los vendedores pueden ingresar los pedidos de los clientes, la contabilidad puede facturar a los clientes, el almacén puede montar la orden, el departamento de envío puede enviarlo y el departamento de contabilidad recibe una notificación de un nuevo crédito. El departamento de servicio al cliente puede seguir los envíos del cliente y el sistema puede crear informes de ventas para la administración. Los gerentes también pueden ver los costos de inventario, costos de envío, costos de fabricación y así sucesivamente. Con un AIS bien diseñado, todos dentro de una organización que está autorizado para hacerlo pueden acceder al mismo sistema y obtener la misma información. Un AIS también simplifica la obtención de información a personas fuera de la organización cuando sea necesario. Por ejemplo, los consultores podrían utilizar la información en un AIS para analizar la efectividad de la estructura de precios de la compañía, examinando los datos de costos, los datos de ventas y los ingresos. Además, los auditores pueden utilizar los datos para evaluar los controles internos de una empresa, la situación financiera y el cumplimiento de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX). El AIS debe ser diseñado para satisfacer las necesidades de las personas que van a utilizarlo. El sistema también debe ser fácil de usar y debe mejorar, no obstaculizar, la eficiencia. Procedimiento e instrucciones El procedimiento y las instrucciones de un AIS son los métodos que utiliza para recopilar, almacenar, recuperar y procesar datos. Estos métodos serán manuales y automatizados, y los datos pueden provenir tanto de fuentes internas (por ejemplo, empleados) como de fuentes externas (por ejemplo, pedidos en línea de clientes). Los procedimientos y las instrucciones se codificarán en software AIS, también deberían codificarse en empleados mediante documentación y capacitación. Los procedimientos e instrucciones deben ser seguidos consistentemente para ser efectivos. Para almacenar información, un AIS debe tener una estructura de base de datos como lenguaje de consulta estructurado (SQL), un lenguaje de computadora comúnmente utilizado para las bases de datos. El AIS también necesitará varias pantallas de entrada para los diferentes tipos de usuarios del sistema y diferentes tipos de entrada de datos, así como diferentes formatos de salida para satisfacer las necesidades de diferentes usuarios y diferentes tipos de información. (¿Un trabajo como un detective financiero suena interesante para usted?) Los datos contenidos en un AIS es toda la información financiera pertinente a las prácticas empresariales de las organizaciones. Cualquier información comercial que impacte las finanzas de la compañía debe entrar en un AIS. Los datos incluidos en un AIS dependerán de la naturaleza del negocio, pero pueden consistir en lo siguiente: órdenes de venta estados de facturación del cliente informes de análisis de ventas solicitudes de compra facturas del proveedor registros de cheques registro general datos de inventario Se utilizará para preparar estados contables e informes tales como envejecimiento de cuentas por cobrar. De depreciación / amortización. Balance de prueba Ganancias y pérdidas, y así sucesivamente. Tener todos estos datos en un solo lugar - en el AIS - facilita un negocio de mantenimiento de registros, informes, análisis, auditoría y toma de decisiones actividades. Para que los datos sean útiles, deben ser completos, correctos y pertinentes. Por otro lado, los ejemplos de datos que no entrarían en un AIS incluyen memorandos, correspondencia, presentaciones y manuales. Estos documentos pueden tener una relación tangencial con las finanzas de la compañía, pero excluyendo las notas de pie de página estándar. No son realmente parte de los registros financieros de la empresa. Software El componente de software de un AIS es los programas informáticos utilizados para almacenar, recuperar, procesar y analizar los datos financieros de la empresa. Antes de que hubiera computadoras, los AIS eran sistemas manuales, basados en papel, pero hoy en día, la mayoría de las compañías están usando software de computadora como base del AIS. Las pequeñas empresas pueden utilizar Intuits Quickbooks, Sage Peachtree Contabilidad o Microsofts Small Business Accounting, pero hay muchos otros. Las pequeñas y medianas empresas pueden utilizar SAP Business One. Las empresas medianas y grandes podrían utilizar Microsofts Dynamics GP, Grupos Sage MAS 90 o MAS 200, Oracles Peoplesoft o Epicor Financial Management. La calidad, la fiabilidad y la seguridad son componentes clave del eficaz software AIS. Los administradores confían en la información que emite para tomar decisiones para la empresa, y necesitan información de alta calidad para tomar decisiones acertadas. Los programas de software AIS pueden personalizarse para satisfacer las necesidades únicas de diferentes tipos de empresas. Si un programa existente no satisface las necesidades de la empresa, el software también puede desarrollarse internamente con una contribución sustancial de los usuarios finales o puede ser desarrollado por una empresa externa específicamente para la organización. El sistema podría incluso ser subcontratado a una empresa especializada. Para las empresas que cotizan en bolsa. No importa qué programa de software y opciones de personalización de la empresa elige, las regulaciones Sarbanes-Oxley dictará la estructura del AIS en cierta medida. Esto se debe a que las regulaciones de SOX establecen controles internos y procedimientos de auditoría que las empresas públicas deben cumplir. Infraestructura de tecnología de la información La infraestructura de tecnología de la información es sólo un nombre de fantasía para el hardware utilizado para operar el sistema de información contable. La mayoría de estos elementos de hardware son cosas que un negocio tendría que tener de todos modos - incluyen computadoras personales, servidores, impresoras, protectores contra sobretensiones, enrutadores, medios de almacenamiento y posiblemente una fuente de alimentación de respaldo. Además del costo, los factores a considerar al seleccionar el hardware incluyen velocidad, capacidad de almacenamiento y si se puede ampliar y actualizar. (Pensando en convertirse en un contador Lea, comprando una certificación contable.) Quizás lo más importante, el hardware seleccionado para un AIS debe ser compatible con el software previsto. Idealmente, sería no sólo compatible, sino óptimo, un sistema torpe será mucho menos útil que uno rápido. Una forma en que las empresas pueden cumplir fácilmente los requisitos de compatibilidad de hardware y software es mediante la compra de un sistema llave en mano que incluye tanto el hardware como el software que necesita la empresa. Comprar un sistema llave en mano significa, teóricamente, que la empresa obtendrá una combinación óptima de hardware y software para su AIS. Un buen AIS también debe incluir un plan para mantener, dar servicio, reemplazar y actualizar los componentes del sistema de hardware, así como un plan para la eliminación de hardware roto y anticuado para que los datos sensibles sean completamente destruidos. Controles internos Los controles internos de un AIS son las medidas de seguridad que contiene para proteger los datos confidenciales. Estos pueden ser tan simples como contraseñas o tan complejos como la identificación biométrica. Un AIS debe tener controles internos para protegerse contra el acceso no autorizado a la computadora y para limitar el acceso a usuarios autorizados que incluye a algunos usuarios dentro de la compañía. También debe impedir el acceso de archivos no autorizados por personas a quienes se les permite acceder sólo a determinadas partes del sistema. (Para más información sobre seguridad personal, consulte Protección de sus documentos financieros del desastre.) Un AIS contiene información confidencial que pertenece no sólo a la empresa, sino también a sus empleados y clientes. Estos datos pueden incluir números de Seguro Social. Información de salarios, números de tarjetas de crédito, etc. Todos los datos en un AIS deben ser cifrados, y el acceso al sistema debe ser registrado y supervisado. La actividad del sistema también debe ser rastreable. Un AIS también necesita controles internos que lo protejan contra virus informáticos, hackers y otras amenazas internas y externas a la seguridad de la red. Además, debe protegerse de los desastres naturales y las sobretensiones que pueden causar la pérdida de datos. (Aprenda cómo puede conseguir un trabajo en este campo, lea Una Guía Para Carreras En Sistemas De Información Contable.) AISs En Vida Real Hemos visto cómo un AIS bien diseñado permite que una empresa funcione sin problemas en una base cotidiana o Obstaculiza su funcionamiento si el sistema está mal diseñado. Un tercer uso para un AIS es que cuando una empresa está en problemas, los datos en su AIS se pueden utilizar para descubrir la historia de lo que salió mal. Los casos de WorldCom y Lehman Brothers ofrecen dos ejemplos. En 2002, los auditores internos de WorldCom Eugene Morse y Cynthia Cooper utilizaron el AIS de la compañía para descubrir 4 mil millones en asignaciones fraudulentas de gastos y otras entradas contables. Su investigación llevó a la terminación del CFO Scott Sullivan, así como la nueva legislación. (Sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley, que regula los controles y procedimientos financieros internos de las empresas.) Al investigar las causas del colapso de Lehmans, Una revisión de su AIS y otros sistemas de datos fue un componente clave, junto con la recolección de documentos y la revisión y las entrevistas de testigos. La búsqueda de las causas de la falla de la compañía requirió una investigación y revisión extensa de Lehmans operación, comercio, Y otros sistemas de datos, de acuerdo con el informe de examinadores de nueve volúmenes de 2.200 páginas. Lehmans sistemas proporcionan un ejemplo de cómo un AIS no debe ser estructurado. El examinador Anton R. Valukass informe afirma, en el momento de su declaración de quiebra, Lehman mantuvo Un remiendo de más de 2.600 sistemas de software y aplicaciones. Muchos de los sistemas de Lehmans eran arcanos, obsoletos o no estándar. El examinador decidió centrar sus esfuerzos en los 96 sistemas que parecían más relevantes, y el examen requiere de formación, estudio y ensayo y error Sólo para aprender a utilizar los sistemas. El informe de Valukass también señaló que los sistemas de Lehmans eran altamente interdependientes, pero sus relaciones eran difíciles de descifrar y no estaban bien documentadas (véase el estudio de caso: El colapso de Lehman Brothers. Se tomó un esfuerzo extraordinario para desentrañar estos sistemas para obtener la información necesaria. Conclusión Los seis componentes de un AIS trabajan juntos para ayudar a los empleados clave a recopilar, almacenar, administrar, procesar, recuperar y reportar sus datos financieros. Tener un sistema de información de contabilidad bien desarrollado y mantenido que sea eficiente y preciso es un componente indispensable de un negocio exitoso. IFAS ERP iFAS es un soporte para el sistema de contabilidad financiera iNTEGRATED es un ERP y dirigido principalmente a las pequeñas y medianas empresas (SME) . IFAS es soluciones innovadoras el beneficio de la tecnología de vanguardia con un costo muy razonable. IFAS da la transformación del proceso de negocio tradicional con la industria de movimiento rápido de hoy. IFAS dar a la empresa para mejorar su límite y ampliar al siguiente nivel de negocio. La característica única de iFAS es la posibilidad de personalización de módulos con diferentes componentes. ¿Qué puede hacer el ERP para su negocio? ERP es un término que realmente ha ganado moneda en el entorno de la empresa digital today8217s. Cada proveedor de software ERP lo define de manera diferente con el fin de promover su propia versión propietaria. Y sin embargo, casi todas las corporaciones que valen su negocio están implementando ERP para ser más eficientes y flexibles para cambiar. ¿Qué es ERP? ¿Cómo puede ayudar a una empresa? ¿Es una inversión infalible para una empresa hacer ERP significa Enterprise Resource Planning. En palabras simples, es un software que ayuda a mapear y planificar recursos y procesos a través de un negocio. Una empresa moderna se compone de varias unidades de negocio que llevan a cabo múltiples funciones como ventas, contabilidad, finanzas, gestión de relaciones con clientes, recursos humanos, gestión de inventario, cadena de suministro, etc ERP software ayuda a integrar la información a través de estas funciones para proporcionar un recurso centralizado que simplifica los datos y Ayuda en la toma de decisiones. En el ambiente de negocios acelerado de today8217s, puede haber mucha incertidumbre debido a la economía global, la competencia cut-throat, el aumento de la demanda y las expectativas del cliente muy alto. Un negocio que no puede cambiar y adaptarse constantemente no es probable que sobreviva en un paisaje tan complejo y dinámico. Aquí es donde ERP puede ayudar a reunir información vital de las unidades de negocio importantes y la cartografía de una visión de 360 grados de la empresa. No hay necesidad de transferencia manual o flujo de datos de una unidad de negocio a otra. Un 8216dashboard8217 mantiene a las partes interesadas en toda la empresa en la misma página y ayuda a extraer informes de datos relevantes. Esto ayuda a aumentar la eficiencia ahorrando tiempo y esfuerzo, y alineando unidades y sitios a través de las áreas geográficas. Por ejemplo, Las órdenes de venta se pueden procesar rápidamente sin ninguna transmisión manual de datos y los departamentos de finanzas pueden cerrar más rápido. También el desempeño de business8217 en parámetros importantes puede ser seguido a través del tablero. Las funciones de planificación y pronóstico se simplifican y la toma de decisiones es más rápida. Según Gartner, el tamaño del mercado global de software ERP en 2013 fue de 25.400 millones. El tamaño del mercado de ERP en la India se estimó en 178 millones en 2013. Beneficios de la implementación de ERP El primer uso del término ERP fue de Gartner en el año 1990. Se usó para describir un concepto evolutivo que creció a partir de material Planificación de necesidades, que más tarde se convirtió en planificación de los recursos de fabricación y, a continuación, la fabricación integrada por computadora. A continuación, se extendió a otras funciones como la contabilidad, los recursos humanos, etc Un moderno sistema de ERP ayuda a las empresas today8217s hacer frente a las complejidades de hacer negocios en un mundo globalizado. Cómo el ERP puede ayudar a una empresa: 1. Mejor control sobre las operaciones de negocios A medida que se suministra información más especializada de varias unidades de negocio, los tomadores de decisiones pueden disfrutar de un mayor control. Los datos completos en tiempo real que fluyen adentro pueden mejorar penetración del negocio. Datos vitales como el dinero en efectivo, dinero recibido y cómo cada unidad está realizando se puede acceder fácilmente. Mejores pronósticos y decisiones pueden ayudar a las empresas a adaptarse y transformar las funciones del negocio para satisfacer el mercado y tener un dedo en el pulso de los requisitos de los clientes. 2. Procesos de negocio racionalizados y simplificados ERP ayuda a agilizar los procesos, garantizando así un flujo de trabajo más fluido y una mejor comunicación entre los departamentos. La automatización garantiza un flujo claro y sin errores de los procesos de toma de información más sencillos y más receptivos. Un repositorio de mejores prácticas en el sistema puede garantizar un mejor soporte operativo y una personalización más fácil. 3. Aumento de la eficiencia de los empleados Los sistemas ERP pueden proporcionar a los empleados con la información correcta en sus manos que pueden potenciar sus funciones y aumentar la productividad. Pueden tener más tiempo para dedicarse a trabajos básicos que tener que buscar y organizar información. La mejora de la toma de decisiones y una mayor autonomía gracias a un acceso más fácil a los datos puede mejorar la creatividad y mejorar las actitudes de los empleados. La información interdepartamental puede hacer que vean el panorama más amplio y vean cómo sus funciones tienen un impacto general. 4. Un ecosistema integrado Una organización puede integrarse mejor cuando todos sus grupos de interés están alineados con las necesidades y objetivos comunes de cada uno. ERP puede reunir a todas las unidades de una alianza ecosistema de socios, funciones de apoyo, proveedores y clientes. Una mejor racionalización de las diferentes unidades dentro del conjunto sólo puede mejorar el rendimiento. Los sistemas ERP pueden ayudar a una organización en crecimiento a adaptarse ya ser flexibles con el futuro. Con una mejor integración y flujo de trabajo e información, las empresas pueden estar preparadas para desafíos con una mejor planificación y control. Además, con el advenimiento del ERP basado en la nube, estas soluciones empresariales se están volviendo más asequibles y fáciles de implementar. Esto ha sido en gran medida permitido por Software-as-a-Service (SaaS) o 8216 cloud computing8217. Las empresas de diversos sectores industriales y tamaños están haciendo ahora el cambio a la ERP en la nube desde la implementación local. Sin embargo, la simple instalación de software ERP no mejora automáticamente el rendimiento de un negocio. Las implementaciones de ERP también pueden ser riesgosas y costosas. ERP sólo puede aumentar el potencial de un negocio y ayudarlo a funcionar mejor cuando hay una reestructuración correspondiente del negocio. Esto significaría eliminar los viejos sistemas, transformar las estructuras operacionales y gestionar el cambio. Una buena gestión de proyectos es la clave para implementar con éxito un proyecto de ERP. Y una vez implementado, ERP realmente puede mejorar el rendimiento del negocio. El objetivo principal del uso de iFAS es proporcionar un ciclo único para todas las funciones relacionadas con el fin de compartir varias fases de ERP en la misma organización.
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